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無駄なミーティングを無くす方法

無駄なミーティングの原因とは

当社のサービスはクライアントのWEBマーケティングで成果を上げる事です。
その為には商品開発や企画提案の会議など、様々なミーティングに同席をさせていただく機会があります。
個人的にもいくつかの法人で顧問や理事などをさせて頂いていおる事もあって、会議を有意義に行う為に日々考えさせられます。
特に事業規模が大きくなればなるほど、無駄な会議の機会も増えてまいります。

そこで、その主だった原因について挙げさせていただきます。
1:会議の前の事前準備をしていない
2:担当者がゴールを設定していない
3:決定権者を明確にしていない

細かい事は置いておいて、いつも私が感じている大きな原因は上記の3点です。
ではそれぞれ、もう少し詳しく解説いたします。

会議の前に事前準備をしていない

会議の前に事前準備をしていないというのは、大きく2つあります。ひとつは資料の内容です。要点がつかめない、見ずらいわかり難い、内容に誤りがあるなど、資料に問題があると、その時点でやり直してもう一度会議をやろうという事もあります。
そして、もう一つが会議に参加するメンバーへの事前の情報共有についてです。参加者が何も考えずに参加するか、準備をして参加するかで会議の質は圧倒的に異なります。
事前に何を話し合うのか、何を確認して意見をまとめておいてもらうのか、必ず事前に伝えておく必要があります。
それともう一つ誰を参加させるのか、それはとても重要です。
責任がなく意見を言わない人をアサインしていると会議の意識が下がります。無理に参加させる必要はないので、有意義に会議が進行出来るメンバーを集めましょう。

ゴールを設定していない

会議をする際に、何のための会議なのか、何を決定したいのかゴールを明確に設定しない会議は、だらだら意見を言い合うだけて結果何も決まりません。
必ず会議の事前の資料や会議の冒頭で「今日のゴールは〇〇です」と宣言して開始できるぐらい明確にしておきましょう。
会議はゴールを設定した上で、
広げる→軸を決める→絞っていくという順序で進行して、最後に決定をします。

このときに注意すべきことは進行役のファシリテーターが意見を誘導してはいけないという事です。
特に最初の広げるの段階で、意見を否定したり、意見を出しにくい空気をファシリテーターがつくると大切な意見が挙がらなくなります。

決定権者がいない

会議の中で重要なのは決定する事です。意見がぶつかり合い何も決まらないという事もあります。
そんな時には決定権者の役割がとても重要になります。
物事を決定する上で重要にしている軸を持っていて、その会議の結果に対して最も責任を取れる方が決定権者となり、出された意見の中から、すぐに行う事、いずれ行う事、行わない事を3つにわけて判断していく事が重要です。

決定権者も明確にしておくために、会議の冒頭ではだれが決定権者で、どの段階で判断を委ねるのかルールを明確にして会議に臨みましょう。

上記の3つがしっかりしていれば、ファシリテーターはとても進行がスムーズになり、関係のない事で脱線する事もなくなる事でしょう。
会議で決まったことを、いつまでに誰が行うのか、そのTodoを必ず決めて下さい。
これは決めるだけでは実行されません。嫌な役回りですが、「進捗どうですか?」「お忙しいと思いますが期限までに宜しくお願いします」と進捗確認は必ず行うようにしていきましょう。

これで次の会議も万全です。
当社ではお客様のWEBマーケティングで成果を出すために、上記の3点を意識して会議に参加させて頂く際にも発言させて頂いております。
会議をすることが目的にならないように注意していきましょう。

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